Satzung des Archivs des Amtes
Warnow West in Kritzmow
Aufgrund von § 129 und § 5 der
Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern (KV M-V) vom 18. Februar
1994 (GVOBl. M-V S. 249) zuletzt geändert am 9. August 2000 (GVOBl. M-V S. 360) und § 12 des Gesetzes zur Regelung des Archivrechts
in Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 1997 (GVOBl. M-V S. 282) hat der
Amtsausschuss des Amtes Warnow West in Kritzmow in seiner Sitzung vom 15.5.2003
folgende Satzung beschlossen:
§ 1
§2
(1) Öffentliches Archivgut des Amtes sind alle
archivwürdigen Unterlagen, die zur dauernden Aufbewahrung vom Amtsarchiv
übernommen wurden und werden.
(2) Unterlagen sind sämtliche bei der Erledigung der
Dienstgeschäfte entstehenden Informationsträger wie Akten, Urkunden, Karteien,
Karten, Pläne, Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tonmaterial, Dateien sowie
sonstige Informationsträger und die zu ihrer Erschließung und Nutzung
erforderlichen Hilfsmittel.
(3) Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung
durch das Amtsarchiv aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen,
sozialen oder kulturellen Bedeutung für Wissenschaft und Forschung, für das
Verständnis für die Geschichte und Gegenwart, für die Gesetzgebung,
Rechtsprechung und Verwaltung von
bleibendem Wert sind.
(4) Zwischenarchivgut sind die vom Amtsarchiv zur
vorläufigen Aufbewahrung übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch
nicht abgelaufen und deren Archivwürdigkeit noch nicht festgestellt ist. Für
personenbezogene Daten im Zwischenarchivgut finden die jeweiligen
datenschutzrechtlichen Vorschriften und Regelungen des Geheimnisschutzes
Anwendung. Durch Feststellung der Archivwürdigkeit wird Zwischenarchivgut zum
öffentlichen Archivgut.
(5) Personenbezogenes Archivgut sind Unterlagen, die sich
nach ihrer Zweckbestimmung oder ihrem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche
Person (Betroffener) beziehen.
(6) Entstehung bezeichnet den Zeitpunkt der letzten
inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen.
§ 3
(1) Das Amtsarchiv hat die Aufgabe, die archivwürdigen
Unterlagen des Amtes sowie dessen Rechtsvorgängern und auch archivwürdige Unterlagen,
die bei dem Amt oder den amtsangehörigen Gemeinden im übertragenden
Wirkungskreis entstanden sind, nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu
erfassen, zu übernehmen, dauerhaft zu sichern, durch Findhilfsmittel zu
erschließen und für die Benutzung bereitzustellen (Archivierung).
(2) Das Amtsarchiv kann auch archivwürdige Unterlagen von
anderen öffentlichen Stellen sowie von privaten Stellen und Personen durch
Vereinbarungen übernehmen, wenn hierfür ein öffentliches Interesse besteht.
(3) Die Bibliothek des Amtsarchivs wird als
Präsenzbibliothek den Benutzern für die Auswertung zur Verfügung gestellt.
(4) Zum Schutz des Archivgutes berät das Amtsarchiv die
in Abs. 1 und 2 genannten Stellen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer
Unterlagen. Dazu ist den Archivmitarbeitern Einsicht in die Unterlagen, sowie
die dazugehörigen Findhilfsmittel und Programme zu gewähren.
(5) Das Amtsarchiv ist verpflichtet, das Archivgut durch
angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu sichern. Dabei sind
Maßnahmen zu treffen, um das Archivgut vor Beschädigungen, Verlust oder
Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dauernde Aufbewahrung und
Benutzbarkeit zu gewährleisten.
(6) Unterhalten die amtsangehörigen Gemeinden keine
eigenen Archive oder sind nicht an Gemeinschaftsarchiven beteiligt, so sind die
archivwürdigen Unterlagen vom Amtsarchiv zu übernehmen.
(7) Das Amtsarchiv wirkt an der Auswertung des
öffentlichen Archivgutes des Amtes sowie an der Erforschung und Vermittlung der
Amtsgeschichte mit und kann dazu eigene Beiträge leisten.
(8) Das Amtsarchiv erteilt Auskünfte, berät und
unterstützt die Archivbenutzer. Die Nutzung des Archivs unterliegt der
Benutzungsordnung des Amtsarchivs.
(9) Archivgut ist Kulturgut und unveräußerlich.
(10)
Das Amtsarchiv führt ein Zwischenarchiv, in dem Unterlagen gemäß § 2 Abs.
4 aufbewahrt werden. Für
Zwischenarchivgut bleibt weiterhin die abgebende
Stelle bzw. deren Rechtsnachfolger für
Auskünfte und Nutzung
verantwortlich.
§ 4
Anbietungspflicht
(1) Die in § 3 Abs. 1 und 2 genannten Stellen des Amtes
prüfen in regelmäßigen Abständen, welche zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht
mehr benötigten Unterlagen vollständig dem Archiv anzubieten sind. Unabhängig
davon sind alle Unterlagen 10 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten soweit
nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.
(2) Dem Archiv anzubieten und zu übergeben sind auch
Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, dem Amtsgeheimnis unterliegen
oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen.
(3) Elektronisch geführte Unterlagen unterliegen der
Anbietungspflicht nach Abs. 1. Die Form der Darstellung bzw. Übernahme ist
zwischen dem Archiv und den Fachbereichen des Amtes bzw. den amtsangehörigen
Gemeinden abzustimmen.
(4) Von allen Veröffentlichungen und amtlichen Druckschriften
des Amtes sind zur Bestandsergänzung dem Amtsarchiv je 1 Exemplar anzubieten.
§ 5
Übernahme von Archivgut und Kassation
(1) Werden maschinell lesbare Datenträger
archiviert, so sind vor ihrer Übergabe
von
der anbietenden Stelle alle zur Verarbeitung und Nutzung der Daten
notwendigen
Informationen zu dokumentieren. Bei der Übergabe an das
Archiv
müssen die maschinell lesbaren Daten von der anbietenden Stelle so
aufbereitet
werden, dass sie den technischen Voraussetzungen des Amtes
entsprechen.
(2) Soweit es unter archivfachlichen
Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist,
kann
das Amtsarchiv die im Archivgut enthaltenen Informationen auch in
anderer
Form archivieren. Die Originalunterlagen können vernichtet werden.
Es
ist ein Nachweis zu führen.
(3) Nicht archivwürdiges Schriftgut kann
nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
und
wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten nicht
entgegenstehen
mit Zustimmung des für die Unterlagen zuständigen Leiters
und
des Amtsarchivs vernichtet werden (Kassation). Über die Kassation ist ein
Nachweis
zu führen.
§ 6
(1) Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft
macht, hat das Recht, Archivgut zu nutzen, soweit durch Rechtsvorschriften,
Schutzbestimmungen oder Vereinbarungen mit öffentlichen Stellen, natürlichen
oder juristischen Personen, die Archivgut abgeben, nichts anderes festgelegt
ist. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere zu amtlichen,
wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, publizistischen
oder zu Bildungszwecken oder zur Wahrnehmung persönlicher Belange gegeben.
(2) Schutzfristen für Archivgut, Einschränkungen bzw.
Versagungen der Nutzung von Archivgut und Rechtsansprüche Betroffener gelten
entsprechend dem Landesarchivgesetz vom 7. Juli 1997 § 9, 10 und 11.
(3) Weitere Bestimmungen zur Nutzung regelt die
Benutzungsordnung des Amtsarchivs Warnow West in Kritzmow.
§ 7
Der Nutzer des Amtsarchivs
hat kostenlos dem Archiv ein Belegexemplar von Druckwerken oder anderen Erscheinungsformen,
die unter Nutzung des Archivgutes entstanden sind, zum dauernden Verbleib zu
überlassen.
§ 8
Gebühren
Die Erhebung von Gebühren
richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung des Amtes Warnow West in
Kritzmow in der jeweils gültigen Fassung.
§ 9
Diese Archivsatzung tritt am
Tage ihrer Bekanntmachung in Kraft.
Im Übrigen gilt das
Archivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern in seiner jeweils gültigen
Fassung.
Kritzmow, 30.09.2009
M a t t h i e s
Amtsvorsteher